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發布會活動策劃的整理流程與物料清單
- 2018-06-24 -

組織一場線下活動策劃,并不是一件很簡單的事情,要想取得成功,伱必須要做好很多相應的準備工作,安排和協調好各崗位人員的工作情況,提前準備好活動需要物料,為活動取得成功打下一個堅實的基礎,下面小編教伱一場線下活動的流程與需要提前準備的物料。

發布會活動策劃的流程與物料

一、明确活動目的,制作活動方案

活動主題:主題一定要明确,如成熟型的産品策劃的核心就以 用戶增長和品牌傳播為主。

活動時間:考慮用戶時間是否方便。

活動地點:符合活動主題定位。

活動對象:确定目标用戶及潛在用戶。

活動描述:亮出伱會怎麼做,做什麼活動,有什麼亮點從而打動用戶。

參與方式:至少要征集報名用戶留下姓名和聯系方式。

活動規則:各種要求和注意事項,比如參與人員篩選标準、着裝要求、報名截止時間、報名成功通知時間、活動問題咨詢方式等等。

組織一場線下活動策劃的整理流程與物料清單

推廣渠道:投放時間、投放渠道、投放資源位置等。

預期效果:比如活動對平台數據或用戶有什麼幫助。

成本預估:包含各推廣渠道費用、線下執行費用、各環節禮品或獎品費用。

二、制作活動推進時間表,推進工作

方案通過後,正式進入執行階段,一般需要召集此次活動的工作人員召開一個準備會議。梳理活動節點,分配好各項工作并确定各項工作負責人,活動總負責人根據推進時間表跟蹤完成情況。

三、确定活動場地

線下活動則場地選擇尤為重要。過程中要考慮到場地的交通、星級、檔期、容納人數、環境等,實地考察過程中如會議室的長、寬、高、容納人數、是否有柱、舞台搭建及布展等因素、桌型等、投影、麥克風、會議室門口簽到闆的位置、茶歇的位置、房間的房型及設備設施、是否能提供獨立用餐區域等。如果伱沒有辦法在有限的經費内選擇最符合活動主題的優質場地。可以找會小二,在30分鐘内提供多個精準場地報價方案。

四、活動頁面制作

文案确定後,與設計溝通需求及時間節點,可以找一些參考素材以減少溝通成本。并與技術保持溝通,确保頁面準時制作完成并通過測試沒有問題後正式上線。

五、視頻、宣傳物料等設計制作

要注意各物料主題風格的統一,包括圖案、尺寸等,并跟蹤制作情況,包括材質、色差、打樣、工期等,确保保質保量完成。

六、活動征集、統計及通知

報名情況一定要及時統計,一旦發現報名人數過少,離預期人數差距過大,及時增加投放渠道和投放力度,保證活動人數。活動前通知報名成功用戶,根據報名留下的聯系方式,電話、短信都行,确認能夠準時參加活動的具體人數。

七、制作活動執行方案,分解執行任務

制作一份活動現場執行方案,結合設定的活動流程,把簽到、主持、攝影、道具、場務、直播等現場執行中的各項工作分配到具體個人,執行方案一般精确到分鐘。

在線下執行之前的一兩天,召集所有執行人員開活動動員會,下發執行方案,逐項分解任務到個人,保證每個人都清楚自己到現場應該做什麼工作。

八、制作物料、禮品清單

把活動所有需要用到的物料和禮品種類、數量注明,并備注各物品在活動執行中出現在哪個環節、什麼地點,交待給各自的負責人,如果所需物料和禮品種類比較多,最好再做一個表格,交給各項物品負責人。

九、活動應急預案

至少要在活動開始前設想好最可能出現的幾種問題,并想好相應的解決辦法,在動員會上通知到可能出現問題環節的相應負責人,在活動進行中一旦發現問題迅速啟動應急預案。

十、活動場地布置及現場執行

一般提前一天或提前半天完成場地布置。

執行人員到場後應迅速進入各自工作崗位,簽到引導維護用戶、主持人再次熟悉串詞、各項物品負責人清單數量并準備提前送到預定位置、提前溝通攝影攝像說明需要什麼場景人物特寫等拍攝需求。在活動正式開始時間前 1-2 小時到場,準備各自負責物料和獎品,尤其是負責簽到的同學,不要讓用戶覺得早到無人接待。

提前建一個活動執行群,出現突發情況,及時通報,比如某個執行人員遲到,總負責人要立馬安排其他人補位 。

十一、活動流程

活動流程表根據活動環節安排而定,從開始到結束每項工作分配到個人。如果活動進行中再出現流程變化,總負責人趁主持間歇快速告知主持人以便主持人臨場應對,并通知其他執行人員。

十二、用戶離場

最終預定的各項流程全部執行完畢,用戶離場,所有執行人員可以放輕松一些啦,大家拍個照片,盤點收集一下剩餘物料和禮品,完成清場任務,就可以安心地去吃頓慶功宴犒勞自己啦。

十三、活動回顧和活動效果報告


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